การจัดรูปแบบเอกสาร

           การจัดรูปแบบข้อมูลของ Microsoft Word 2019 สามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น เน้นข้อความ โดยใช้ตัวอักษรหนา การขีดเส้นใต้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้สีเข้ามาประกอบ ขนาดตัวอักษรที่มีหลายขนาด และหลายรูปแบบ สามารถจัดย่อหน้า สามารถแรเงา หรือตีกรอบพื้นที่ที่ต้องการให้เด่นได้ การจัดตำแหน่งข้อมูล การแทรกสัญลักษณ์และหมายเลขหน้า ทำให้งานเอกสารที่ได้มีรูปแบบที่สวยงาม

การปรับแต่งข้อความ

        การกำหนดรูปแบบตัวอักษรในโปรแกรม Microsoft Word 2019 สามารถกำหนดค่าได้หลายๆ อย่าง เช่น แบบอักษร , ขนาด และสีของตัวอักษร  เป็นต้น  โดยสามารถทำได้ทั้งก่อนที่จะพิมพ์ข้อความ หรือหลังจากที่พิมพ์ข้อความแล้วก็ได้   ซึ่งถ้ากำหนดรูปแบบตัวอักษรหลังจากพิมพ์ข้อความแล้ว ต้องทำการเลือกข้อความที่จะเปลี่ยนรูปแบบก่อน เพื่อเป็นการกำหนดพื้นที่ที่ต้องการและพื้นที่ที่ถูกกำหนดจะปรากฏเป็นแถบสีฟ้า 

         คลิกที่แท็บหน้าแรก โดยเครื่องมือที่ใช้กำหนดรูปแบบตัวอักษรจะอยู่ในกลุ่มฟอนต์ ซึ่งมีดังนี้

           รายละเอียดของแต่ละคำสั่ง มีดังต่อไปนี้

1.  แบบอักษร    คือ   ลักษณะของตัวอักษร หรือ อาจเรียกง่ายๆว่าหน้าตาของตัวอักษร

2.  ขนาดแบบอักษร    คือ    ขนาดต่างๆของตัวอักษรซึ่งมีค่าเป็นตัวเลข โดยที่ค่าน้อยหมายถึงมีขนาดเล็กและ

ค่าตัวเลขมากหมายถึงมีขนาดใหญ่

3.  ขยายขนาดแบบอักษร  คือ    การเพิ่มขนาดให้กับตัวอักษรที่เลือก โดยตัวอักษรจะขยายใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ   

ตามจำนวนการคลิกเมาส์

4. ลดขนาดแบบอักษร   คือ   การลดขนาดให้กับตัวอักษรที่เลือก โดยตัวอักษรจะเล็กลง  เรื่อยๆตามจำนวน

การคลิกเมาส์

5. การเปลี่ยนตัวพิมพ์   คือ  การเปลี่ยนข้อความที่เลือกให้เป็น ตัวพิมพ์ใหญ่  ตัวพิมพ์เล็กหรือ การสลับตัวพิมพ์

จากที่เป็นตัวเล็กเป็นตัวใหญ่ เป็นต้น  ซึ่งจะใช้ได้สำหรับข้อความภาษาอังกฤษเท่านั้น

6. ล้างการจัดรูปแบบ   คือ   ล้างการจัดรูปแบบทั้งหมดที่กำหนดให้กับข้อความ  เช่น ตัวหนา ขีดเส้นใต้   ตัวเอียง

สี  และอื่นๆ ออกจากข้อความที่เลือกให้กลับเป็นลักษณะการจัดรูปแบบเริ่มต้น

7. ลักษณะแบบอักษร   คือ   ลักษณะต่างๆของตัวอักษร   ได้แก่  ตัวหนา และ ตัวเอน

8. ขีดเส้นใต้    คือ    การใส่เส้นใต้ให้กับตัวอักษร

9. ลักษณะตัวอักษรพิเศษ    คือ    ลักษณะอื่นๆที่ไม่มีในลักษณะแบบอักษรปกติ  เช่น  การขีดทับข้อความ , 

การทำตัวห้อย  หรือ ตัวยกกำลัง  

10. ลักษณะพิเศษข้อความ   คือ   ลักษณะพิเศษที่ใช้กับรูปร่าง หรือ รูปภาพ   เช่นการใส่ เงา , การเรืองแสง หรือ 

การสะท้อน เป็นต้น

11.  สีเน้นข้อความ    คือ     การทำให้ข้อความดูเหมือนถูกขีดทับด้วยปากกาเน้นข้อความหรือ เรียกง่าย ๆ ว่า 

การทำไฮไลท์ให้กับตัวอักษรนั่นเอง

12.  สีแบบอักษร   คือ   การกำหนดสีให้กับตัวอักษร

การเปลี่ยนแบบอักษร  (Font)

       ฟอนต์ (Font) คือรูปแบบตัวอักษรใน Windows ที่เรานำมาใช้ได้ การใช้ฟอนต์ที่แตกต่างกันจะทำให้ข้อความในเอกสารดูน่าสนใจ สำหรับแต่ละฟอนต์จะมีชื่อประจำตัวอยู่ เช่น Arial, CordiaUPC, Times New Roman เป็นต้น

       ฟอนต์แบ่งได้เป็นฟอนต์สากลที่ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย และมีฟอนต์ที่ถูกออกแบบไว้ใช้กับภาษาในแต่ละประเทศ เช่น ฟอนต์ตระกูล D8 หรือฟอนต์ที่ลงท้ายด้วย UPC เป็นฟอนต์ที่ถูกสร้างสำหรับใช้งานกับภาษาไทย เป็นตัน

      เราสามารถเลือกใช้ฟอนต์ที่เหมาะสมกับชนิดงานเอกสาร ซึ่งมีวิธีการดังนี้

วิธีที่ 1    การเปลี่ยนแบบอักษร โดยปุ่มคำสั่งบน Ribbon 

         ข้อสังเกต เราสามารถดูตัวอย่างแบบฟอนต์ก่อนที่จะคลิกเลือกได้ โดยนำเมาส์ไปวางบนชื่อของแบบฟอนต์ที่ต้องการดูตัวอย่าง ข้อความที่เราเลือกอยู่ก็จะแสดงผลของฟอนต์นั้นๆ

          วิธีที่ 2  การเปลี่ยนแบบอักษร โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก (Mini Toolbar ) คลิกเมาส์ขวาข้อความที่เลือก จะปรากฏแถบเครื่องมือขนาดเล็กขึ้นมาให้ปรับฟอนต์

        เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม จะทำการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของตัวอักษรที่เลือกไว้

การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร

         การเปลี่ยนขนาดข้อมูล หรือ ขนาดแบบอักษร หมายถึง ขนาดความใหญ่เล็กของตัวอักษร ซึ่งมีหน่วยวัดเป็นพอยต์ (Point)  ซึ่งยิ่งจำนวนพอยต์ยิ่งมาก ตัวอักษรจะยิ่งใหญ่   โดยขั้นตอนการเปลี่ยนขนาดตัวอักษร  มีวิธีการดังนี้

วิธีที่ 1    การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งขนาดแบบอักษรบน Ribbon  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

วิธีที่ 2   การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )

เมื่อเลือกขนาดอักษรที่ต้องการได้แล้ว โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด  จะทำการ เปลี่ยนขนาดอักษรให้ทันที ดังรูป

       ข้อสังเกต เราสามารถเปลี่ยนขนาดของตัวอักษรด้วยการระบุขนาดของตัวอักษรที่ต้องการได้เลย โดยการนำเมาส์พอยน์เตอร์ไปคลิกในช่องขนาด จากนั้นลบขนาดของตัวอักษรเก่าออกไป และพิมพ์ขนาดใหม่ที่ต้องการลงไปได้เลย จากนั้นกดปุม Enter ซึ่งวิธีนี้สามารถกำหนดขนาดได้นอกเหนือจากขนาดที่โปรแกรมมีไว้ให้เลือกอีกด้วย

วิธีที่ 3   การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งขยายขนาดแบบอักษร และลดขนาดแบบอักษร  บน Ribbon   มีวิธีปฏิบัติดังนี้

       เมื่อคลิกที่คำสั่งขยายแบบอักษร ตัวอักษรจะขยายไปเรื่อยๆตามจำนวนการคลิกเมาส์  และเช่นเดียวกัน เมื่อคลิกปุ่มคำสั่งลดขนาดแบบอักษรนั้น  ตัวอักษรก็จะลดขนาดลงเรื่อยๆ ตามจำนวนการคลิกเมาส์

วิธีที่ 4   การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งขยายขนาดแบบอักษร และลดขนาดแบบอักษร

บนแถบเครื่องมือเล็ก ( Mini Toolbar )   มีวิธีปฏิบัติดังนี้

 เมื่อเราทำการคลิกปุ่มคำสั่งขยาย หรือลดขนาดแบบอักษรแล้ว โปรแกรมจะทำการเปลี่ยนขนาดอักษรให้  ดังรูป

กำหนดฟอนต์เป็นตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้

        นอกจากการตกแต่งเอกสารด้วยฟอนต์ที่แตกต่างกันแล้ว เราสามารถเน้นข้อความในเอกสาร เช่น ข้อความที่เป็นหัวข้อ ข้อความที่เป็นประโยคสำคัญในเอกสาร หรือ คำพูดที่ยกมาจากที่อื่น เป็นต้น ให้ดูโดดเด่น หรือ กำหนดรูปแบบเพิ่มเติม เช่น ข้อความขีดเส้นใต้ ข้อความตัวหนา ข้อความตัวเอียง เป็นต้น

วิธีที่ 1    การทำตัวหนา ตัวเอียง  ขีดเส้นใต้ โดยปุ่มคำสั่งบน Ribbon  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

วิธีที่ 2   การทำตัวหนา และเอียง โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )  แต่วิธีนี้จะไม่สามารถใช้คำสั่งขีดเส้นใต้ตัวอักษรได้  ทำได้เพียงตัวหนา และตัวเอียงเท่านั้น  ดังนี้

เมื่อสิ้นสุดคำสั่ง  โปรแกรมจะทำการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของตัวอักษรที่เราเลือกไว้  ดังรูป

การกำหนดสีฟอนต์

การเปลี่ยนสีของตัวอักษรในหน้าเอกสาร   มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

วิธีที่ 1    การเปลี่ยนสีตัวอักษร โดยปุ่มคำสั่งบน Ribbon  โดยมีวิธีปฏิบัติดังนี้

        หากในรายการสีที่โปรแกรมมีให้นั้น  ไม่มีสีที่ต้องการ ก็สามารถเลือกสีเพิ่มเติมเองได้ โดยคลิกที่คำสั่ง สีเพิ่มเติม เพื่อกำหนดสีต่าง ๆ  โดยจะปรากฏไดอะล็อกบล็อกของสีขึ้นมาให้เลือก ซึ่งหากต้องการสีใด ให้คลิกที่สีนั้นๆ แล้วคลิกที่ปุ่ม "ตกลง" ดังรูป

วิธีที่ 2   การเปลี่ยนสีตัวอักษร โดยแถบเครื่องมือขนาดเล็ก ( Mini Toolbar )

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งในการเลือกสีของข้อมูล โปรแกรมจะทำการเปลี่ยนสีให้เป็นสีที่เราต้องการ ดังรูป

การเน้นข้อความด้วยการ Highlight   

       สำหรับการเน้นข้อความโดยการทำให้อักษรเป็นตัวหนา  ตัวเอียง หรือการขีดเส้นใต้แล้ว ยังมีวิธีการเน้นข้อความด้วยการ Highlight ซึ่งคล้ายกับการใช้ปากกาสะท้อนแสงขีดเน้นข้อความ ซึ่งมีขั้นตอนปฏิบัติดังนี้